Branche / Fokusindustrie
Verarbeitende Industrie
Anlagenbau
Linienfunktion / Rolle
Geschäftsführer
COO
Mandatsdauer
(in Monaten)
28
Umsatz
(in Mio €)
15
Mitarbeiter
120
Aufgabe:
Übernahme der Geschäftsführung der und Verantwortung für die Bereiche Operations sowie IT Systeme und somit die Steuerung der systematischen Digitalisierung des Unternehmens. Gleichzeitige Unterstützung des Eigentümers bei der strategischen Nachfolgesuche.
Ausgangssituation:
- Wachsendes Projektgeschäft bei gleichzeitig unzureichender operativer Steuerung
- Hohe Abhängigkeit von Einzelpersonen und Führungsvakuum auf Baustellen
- Begrenzte Skalierbarkeit bei steigender Projektkomplexität
- Administrative Ineffizienzen und fehlende Digitalisierung
- Erhöhte Mitarbeiterfluktuation
- Unzureichende Transparenz über Projektstatus, Cash Flow und Ergebnisqualität
Ziel:
- Aufbau einer leistungsfähigen, steuerbaren Projektorganisation
- Verbesserung von Qualität, Geschwindigkeit und Wirtschaftlichkeit im Tagesgeschäft
- Sicherstellung der Fähigkeit zur Abwicklung von Großprojekten
- Stabilisierung der Organisation und Reduktion der Fluktuation
- Erhöhung Planungssicherheit in Bezug auf Ergebnisqualität und Liquiditätssicherheit
- Skalierung des Geschäftsmodells und Sicherung des Zukunftswertes des Unternehmens
Vorgehensweise:
1
Herstellung von Transparenz und Steuerbarkeit
Aufbau einfach nutzbarer aber wirkungsvoller Planungs- und Steuerungstools. Einführung klarer Sichten auf Cash Flow Forecasts und Umsatzlegung.
2
Digitalisierung als Hebel für Effizienz
Digitalisierung der zentralen Projektmanagement-Prozesse, Reduktion manueller und redundanter Bearbeitungsschritte sowie Fokussierung auf wertschöpfende Tätigkeiten und Verschlankung der Administration.
3
Einführung klarer Prozesse und organisatorischer Spielregeln
Elimination von Dysfunktionen in operativen Teams und Etablierung robuster Workflows entlang der Prozesskette für Projektabwicklung und Servicierung der Anlagen.
4
Kombination aus Struktur, Tools und Kultur
Aufbau einer leistungsfähigen Teamkultur. Fokussierung auf Qualität, Verbindlichkeit und Ergebnisorientierung. Gezielte Modernisierung der Arbeitsumgebungen.
Weitere relevante Umsetzungsmaßnahmen/-schritte:
- Digitalisierung des Projektmanagement mit Excel-basierten Tools, wie einer zentralen Plantafel zu Einsatzplanung von Servicetechnikern und einer Auftragspipeline für technische Planung von Projekten und deren Supply-Chain-seitigen Bedienung.
- Einführung einer Field Service Management Software basierend auf dem bestehenden Geschäftsmodells. Abdeckung der gesamten Value Chain von der Einsatzplanung von Technikern bis hin zur digitalen Erstellung von Einsatzberichten.
- Aktive Steuerung der gesamten Auftragsabwicklungspipeline, inklusive eines fokussierten Nachtragmanagements. Priorisierung der Ressourcenplanung nach Wirtschaftlichkeit, Ressourcenauslastung und strategischer Relevanz.
- Key Account und Vertragsmanagement. Verhandlung von Nachträgen bei Großprojekten mit Weltkonzernen. Sicherstellung wirtschaftlicher Interessen trotz Projektkomplexitäten.
- Organisation und Arbeitsumgebung. Modernisierung der IT Hard- und Software. Verbesserung der Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter sowie Schaffung eines professionellen und zeitgemäßen Arbeitsumfeldes.
Resultate (Output):
- Erhöhung von Effizienzen und Produktivität durch Reduktion operativer Bearbeitungszeiten > 30%.
- Signifikante Verbesserung der Projektfähigkeit der Organisation, insbesondere für Großprojekte mit > 1 Mio. € Auftragswert. Nachweislich verbesserte Qualität der Projektabwicklung und Stärkung der Kundenzufriedenheit.
- Nachtragsverhandlungen mit EBITDA-Effekt. In Summe > 300 Tsd. €, was einer Steigerung > 50% zum Vorjahr entspricht.
- Schaffung einer präzisen Steuerbarkeit des operativen Geschäftes mit tagesaktueller Transparenz zu Projektstatus, Cash Flow und Umsatz-/Ergebnisentwicklung.
- Prozesse & Systeme: Einführung funktionierender und integrierter Planungs- und Steuerungssysteme. Deutlich verbesserte Struktur im Projekt- und Servicegeschäft, insbesondere in der Professionialisierung der Kundenkommunikation.
Wirkung (Outcome):
- Transformation von projekthafter Improvisation zu steuerbarer Organisation. Management kann aktiv planen und steuern statt reagieren.
- Skalierungsfähigkeit im Projektgeschäft. Strukturelle Fähigkeit, komplexe Großprojekte zuverlässig umzusetzen.
- Signifikante Verbesserung der Ergebnisqualität und damit eine stärkere finanzielle Kontrolle. Aktive Ergebnissicherung durch strukturierte Nachtrags- und Projektsteuerung.
- Stabilisierung und Stärkung der Organisation. Reduktion der Fluktuation um >60% und Stabiles, leistungsfähiges Team mit klaren Arbeitsbedingungen.
- Operative Entlastung durch Digitalisierung und damit Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten durch reduzierte Administration. Mitarbeit und Management haben mehr Zeit für die Projektsteuerung, die Kundenarbeit und die Problemlösung.
- Schließen eines kritischen Führungsvakuums mit Klare Führung, Priorisierung und Entscheidungsstruktur im Projekt-/Servicegeschäft: bessere Projekterfolge, Risikoreduzierung und bessere Scores bei Kundenzufriedenheitsabfragen.